![](https://s3.eu-central-1.amazonaws.com/web.darujme.cz/prod/uploads/2024/07/callathon_blog_banner.png)
Jak uspořádat úspěšný call-a-thon [+ Vzorový scénář] aneb nebojte se občas dárcům zavolat
Bojíte se telefonování dárcům? Rozumíme. Mnoho z nás to tak má. Výsledky telefundraisingu ovšem mluví jasnými čísly, a proto vám nabízíme myšlenku se občas hecnout a zařadit občasný telefonát příznivcům či dárcům do mixu vašich fundraingových metod. Dnes představíme jednu z jeho metod – phone-a-thon nebo také call-a-thon. V tomto článku si povíme, co to call-a-thon je, jaké má výhody a nevýhody, kdy se vyplatí jej použít a dáme vám k dispozici také vzorový scénář rozhovoru s dárcem.
Na našem mezinárodním fundraisingovém webináři sdílely čtyři neziskové organizace z Litvy, Estonska, Polska a České republiky své zkušenosti s pořádáním call-a-thonu v průběhu kampaně ke konci roku. Výsledky popisují jako úžasné a volání dárcům považují za neodmyslitelnou součást úspěchu.
Např. když v neziskové organizaci Svoboda zvířat zorganizovali call-a-thon na začátku kampaně ke konci roku 2023, získali 300 nových dárců a z toho pocházelo 272 z emailů, 17 z telefundrasingu, a 8 ze sociálních sítí. Nutno dodat, že jde o trvalé dárce, takže částka získaná z jednoho takového call-a-thonu v průběhu měsíců již vzroste na nezanedbatelný příjem.
Co je to call-a-thon?
Call-a-thon je akce, při které se sejdou zaměstnanci, dobrovolníci a všichni, kdo jsou ochotni volat dárcům a společně obvolají větší množství lidí. Typicky všichni volají společně, ale volat můžete také každý zvlášť a být spojení např. na on-line callu.
Kdy call-a-thon využijete:
- K získání prvních dárců v pre-launch fázi vaší (nejen) fundraisingové kampaně. Pamatujte, že zde je dobré postupovat od těch nejzapálenějších kontaktů směrem k těm chladnějším. Vašim nejvěrnějším příznivcům nabídněte možnost být inspirací pro ostatní, můžete zkusit domluvit také matching kampaně, kdy firma nebo velký dárce přidá ke každé darované koruně v průběhu kampaně korunu ze svého. Navíc bude příjemnější volat nejprve těm, u kterých je největší šance na úspěch.
- Spojte se s jednorázovými dárci s návrhem strategické podpory vašeho tématu a založení pravidelného daru.
- Můžete obvolat stávající pravidelné dárce s žádostí o navýšení stávajícího daru, tzv. upgrade.
- Poděkujte dárcům za podporu! Telefon, kdy po dárcích nic nechcete, jen mu poděkujete a krátce se ho vyptáte na jeho názor na téma, které řeší vaše organizace, bude krásnou příležitostí k prohloubení vzájemných vztahů. A vztah a důvěra jsou ve fundraisingu vším. Pokud přemýšlíte o zorganizovaní vašeho prvního call-a-thonu, tenhle by mohl být pro vás tou nejschůdnější variantou.
- Získejte dárce zpět na palubu. Někdy se stane, že dárce ani neví, že mu dar skončil. Obvolejte všechny, kteří v nedávné době ukončili svou podporu nebo ti, kteří nedarovali již delší dobu a vyptejte se jich např., co stojí za jejich rozhodnutím svůj dar ukončit. Některé dárce se vám tak podaří získat zpět třeba právě díky vaší nové kampani.
- Mimo fundraising můžete své příznivce obvolat také s informacemi o vaší např. lidskoprávní, zvířeckoprávní… kampani.
Co je potřeba si připravit?
Seznam dárců/příznivců, který budeme obvolávat
Přibližný call-script
Nejčastější nebo očekávané dotazy vašich příznivců
Systém na ukladání výsledků hovoru, váš CRM systém nebo sdílenou Excelovou tabulku
Parádní občerstvení a hodně vody
Jak efektivní jsou phonathony pro fundraising neziskových organizací?
Když se na call-a-thon patřičně připravíte a správně jej vedete, může se stát jedním z velmi efektivních nástrojů vašeho fundraisingu. Jako každá metoda má své výhody a nevýhody ke zvážení.
Výhody
-
Je to levné
Volání nestojí mnoho, zvláště pokud pracujete s dobrovolníky, kteří budou používat vlastní telefony.
-
Jednoduchá organizace
Potřebujete jen skupinu lidí na volání, scénář a seznam dárců s jejich telefonními čísly. Bude také třeba databáze dárců umožňující snadné a bezpečné ukládání a správu informací o dárcích. V začátcích postačí i excelová tabulka.
-
Dobrý způsob, jak se spojit se staršími dárci
Starší generace jsou více otevřené nečekaným telefonátům a pravděpodobně ocení snahu. Správný personalizovaný scénář hovoru obsahující informace o tom, jak pomohly jejich předchozí dary, pomůže budovat s dárci stabilní vztah a motivaci pomáhat dál.
Nevýhody
-
Menší efektivita u mladších generací
Call-a-thon je již starší a klasická fundraisingová metoda. Mladší generace už není tolik zvyklá na neohlášené telefonáty a jejich ochota vůbec zvednout telefon může být nižší. Chce to ale vyzkoušet právě na vaší cílové skupině.
-
Motivace telefonujících musí být z hovoru slyšet
V průběhu akce je dobré si opakovat, proč tu jsme, jaký máme cíl a udržovat dobrou náladu a motivaci volajících. Ta se pak odrazí na atmosféře hovorů s dárci a bude snazší nepropadat zklamání, když nás někdo odmítne. Fundraiseři a fundraserky bývají na odmítnutí zvyklí a jsou vůči němu odolní, s dobrovolníky nebo ostatními zaměstnanci je dobré v tomto směru co nejvíce podpořit.
7 kroků k naplánování a realizaci úspěšného Phone-A-Thonu
-
Nastavte si jasné cíle
Stejně jako u plánování čehokoli jiného si stanovte jasný cíl podle typu vaší kampaně. Může to být objem získaných financí, počet nových trvalých dárců nebo třeba počet získaných podpisů vaší petice. Začněte s konzervativním odhadem a zvyšte jej o 20%. Cíl vás nemá děsit ani demotivovat. Má vám pomoci držet se na stanovené cestě a změřit úspěch po akci.
-
Napište scénář neboli call-sript
Příprava standardizovaného scénáře pro volající zajistí, že vaše sdělení bude konzistentní a odlehčí tlak na vaše volající, zejména pokud jsou dobrovolníci. Nejefektivnější scénáře zahrnují příběh o tom, jak vaše organizace někomu pomohla. Nemluvte však jen o sobě! Centrálním hrdinou hovoru je vždy váš dárce.
-
Vyberte správný čas
Zamyslete se nad tím, kdy bude vhodné většině vašim dárcům zavolat. Pomůže vám to naplánovat časy volání. V našich končinách to bude nejspíše běžná pracovní doba, i když mohou být v této době lidé zaneprázdnění a budete jim volat třeba opakovaně. Telefony v sedm večer nebo o víkendu již většinou nikoho nepotěší.
-
Vytipujte volající a připravte je do akce
Volající mohou být kteříkoli vaši zaměstnanci, vedoucí týmů a/nebo dobrovolníci. Zajistěte, aby byli dobře připraveni a měli k dispozici odpovědi na možné dotazy.
-
Seznamy dárců
Připravte si seznamy dárců s dostatečným předstihem. Rozdělte je podle kategorií jako dárci, kteří nedávno ukončili svou podporu, aktuální dárci, významní dárci a dárci, kteří v minulosti poskytli matching vaší kampani.
-
Odkaz na váš projekt na Darujme.cz
Pošlete příznivcům odkaz na vaši darovací stránku ať už ji máte na své doméně nebo jednoduše u nás na Darujme.cz.
-
Sledování komunikace s dárcem
Sledujte veškerou komunikaci s dárci, abyste měli přehled o tom, jak často se na ně obracíte. Po call-a-thonu můžete tyto poznámky přidat do vašeho CRM.
Vzorový scénář call-a-thonu
Úvod
„Dobrý den, [Jméno dárce]! Jmenuji se [Jméno volajícího] a volám za [Název organizace].“
Popis nové kampaně
„Díky vašim minulým darům jsme mohli [popis dopadu]. Bez vaší podpory bychom nikdy nemohli [krátký příběh o někom, komu jste pomohli nebo něco, co vaše organizace nedávno udělala].“
Žádost o dar
„Doufáme, že zvážíte možnost nás podpořit v našem novém úsilí. Potřebujeme získat prostředky na podporu [Nová iniciativa] z důvodu [Naléhavý důvod].“
Vyjádření vděčnosti za dar
„Moc děkujeme za vaši pokračující podporu, [Jméno dárce]. Jsme rádi, že máme tak štědré dárce.“
Vyjádření vděčnosti za jejich čas (bez daru)
„Děkujeme za váš čas, [Jméno dárce]. Doufám, že zvážíte naši kampaň online. Najdete ji [popis, jak ji najít na vašem webu nebo na Darujme.cz].“
4 tipy na přípravu volajících na případné dotazy a námitky
-
Připravený scénář dejte volajícím předem
Poskytnete jim tak dostatek času na prostudování a procvičení, aby nebyli nervózní.
-
Začněte zkušebními hovory
Zkuste si zavolat nejdřív navzájem mezi sebou a procvičujte různé možné scénáře hovoru a jak na ně reagovat.
-
Připravte pro volající fundraisingový kit
Tento kit by měl obsahovat základní informace o vaší organizaci a specifické sdělení o aktuální kampani.
-
Vytvořte Q&A list
Zkuste si dát dohromady otázky, které by dárci mohli mít a vytvořte seznam jednoduchých odpovědí pro volající.
Pamatujte, že nejtěžší je vždy první palačinka! Napodruhé už zabere příprava call-a-thonu polovinu času a potřetí už to bude brnkačka. A pokud do toho půjdete, dejte nám vědět!
Už používáte Darujme.cz? Čtěte náš interní newsletter, sledujte články na blogu a mrkněte na další tipy na našich sociálních sítích. Podrobně se tématem telefundraisingu zabýváme na seminářích s Martinou Neradovou a průběžně své zkušenosti sdílejí také neziskové organizace na webinářích case studies.
S využitím zdrojů:
Mezinárodní webinář 21.5. 2024 na Darujme.cz s Dominikou Juhásovou (toho času Svoboda zvířat)
Webinář 22. 11. 2023 na Darujme.cz s Martinou Neradovou