Bojíte se telefonování dárcům? Rozumíme. Mnoho z nás to tak má. Výsledky telefundraisingu ovšem mluví jasnými čísly, a proto vám nabízíme myšlenku se občas hecnout a zařadit občasný telefonát příznivcům či dárcům do mixu vašich fundraingových metod. Dnes představíme jednu z jeho metod – phone-a-thon nebo také call-a-thon. V tomto článku si povíme, co to call-a-thon je, jaké má výhody a nevýhody, kdy se vyplatí jej použít a dáme vám k dispozici také vzorový scénář rozhovoru s dárcem. 

Na našem mezinárodním fundraisingovém webináři sdílely čtyři neziskové organizace z Litvy, Estonska, Polska a České republiky své zkušenosti s pořádáním call-a-thonu v průběhu kampaně ke konci roku. Výsledky popisují jako úžasné a volání dárcům považují za neodmyslitelnou součást úspěchu.  

Např. když v neziskové organizaci Svoboda zvířat zorganizovali call-a-thon na začátku kampaně ke konci roku 2023, získali 300 nových dárců a z toho pocházelo 272 z emailů, 17 z telefundrasingu, a 8 ze sociálních sítí. Nutno dodat, že jde o trvalé dárce, takže částka získaná z jednoho takového call-a-thonu v průběhu měsíců již vzroste na nezanedbatelný příjem. 

Co je to call-a-thon? 

Call-a-thon je akce, při které se sejdou zaměstnanci, dobrovolníci a všichni, kdo jsou ochotni volat dárcům a společně obvolají větší množství lidí. Typicky všichni volají společně, ale volat můžete také každý zvlášť a být spojení např. na on-line callu. 

Kdy call-a-thon využijete: 

1. K získání prvních dárců v pre-launch fázi vaší (nejen) fundraisingové kampaně. Pamatujte, že zde je dobré postupovat od těch nejzapálenějších kontaktů směrem k těm chladnějším. Vašim nejvěrnějším příznivcům nabídněte možnost být inspirací pro ostatní, můžete zkusit domluvit také matching kampaně, kdy firma nebo velký dárce přidá ke každé darované koruně v průběhu kampaně korunu ze svého. Navíc bude příjemnější volat nejprve těm, u kterých je největší šance na úspěch. 
2. Spojte se s jednorázovými dárci s návrhem strategické podpory vašeho tématu a založení pravidelného daru. 
3. Můžete obvolat stávající pravidelné dárce s žádostí o navýšení stávajícího daru, tzv. upgrade. 
4. Poděkujte dárcům za podporu! Telefon, kdy po dárcích nic nechcete, jen mu poděkujete a krátce se ho vyptáte na jeho názor na téma, které řeší vaše organizace, bude krásnou příležitostí k prohloubení vzájemných vztahů. A vztah a důvěra jsou ve fundraisingu vším. Pokud přemýšlíte o zorganizovaní vašeho prvního call-a-thonu, tenhle by mohl být pro vás tou nejschůdnější variantou. 
5. Získejte dárce zpět na palubu. Někdy se stane, že dárce ani neví, že mu dar skončil. Obvolejte všechny, kteří v nedávné době ukončili svou podporu nebo ti, kteří nedarovali již delší dobu a vyptejte se jich např., co stojí za jejich rozhodnutím svůj dar ukončit. Některé dárce se vám tak podaří získat zpět třeba právě díky vaší nové kampani. 
6. Mimo fundraising můžete své příznivce obvolat také s informacemi o vaší např. lidskoprávní, zvířeckoprávní… kampani. 

 

Co je potřeba si připravit? 

Seznam dárců/příznivců, který budeme obvolávat 

Přibližný call-script 

Nejčastější nebo očekávané dotazy vašich příznivců 

Systém na ukladání výsledků hovoru, váš CRM systém nebo sdílenou Excelovou tabulku 

Parádní občerstvení a hodně vody 

Jak efektivní jsou phonathony pro fundraising neziskových organizací? 

Když se na call-a-thon patřičně připravíte a správně jej vedete, může se stát jedním z velmi efektivních nástrojů vašeho fundraisingu. Jako každá metoda má své výhody a nevýhody ke zvážení. 

Výhody 

1. Je to levné

Volání nestojí mnoho, zvláště pokud pracujete s dobrovolníky, kteří budou používat vlastní telefony.  

2. Jednoduchá organizace

Potřebujete jen skupinu lidí na volání, scénář a seznam dárců s jejich telefonními čísly. Bude také třeba databáze dárců umožňující snadné a bezpečné ukládání a správu informací o dárcích. V začátcích postačí i excelová tabulka. 

3. Dobrý způsob, jak se spojit se staršími dárci

Starší generace jsou více otevřené nečekaným telefonátům a pravděpodobně ocení snahu. Správný personalizovaný scénář hovoru obsahující informace o tom, jak pomohly jejich předchozí dary, pomůže budovat s dárci stabilní vztah a motivaci pomáhat dál. 

Nevýhody 

1. Menší efektivita u mladších generací

Call-a-thon je již starší a klasická fundraisingová metoda. Mladší generace už není tolik zvyklá na neohlášené telefonáty a jejich ochota vůbec zvednout telefon může být nižší. Chce to ale vyzkoušet právě na vaší cílové skupině.   

2. Motivace telefonujících musí být z hovoru slyšet

V průběhu akce je dobré si opakovat, proč tu jsme, jaký máme cíl a udržovat dobrou náladu a motivaci volajících. Ta se pak odrazí na atmosféře hovorů s dárci a bude snazší nepropadat zklamání, když nás někdo odmítne. Fundraiseři a fundraserky bývají na odmítnutí zvyklí a jsou vůči němu odolní, s dobrovolníky nebo ostatními zaměstnanci je dobré v tomto směru co nejvíce podpořit. 

 

 

7 kroků k naplánování a realizaci úspěšného Phone-A-Thonu 

1. Nastavte si jasné cíle

Stejně jako u plánování čehokoli jiného si stanovte jasný cíl podle typu vaší kampaně. Může to být objem získaných financí, počet nových trvalých dárců nebo třeba počet získaných podpisů vaší petice. Začněte s konzervativním odhadem a zvyšte jej o 20%. Cíl vás nemá děsit ani demotivovat. Má vám pomoci držet se na stanovené cestě a změřit úspěch po akci. 

2. Napište scénář neboli call-sript

Příprava standardizovaného scénáře pro volající zajistí, že vaše sdělení bude konzistentní a odlehčí tlak na vaše volající, zejména pokud jsou dobrovolníci. Nejefektivnější scénáře zahrnují příběh o tom, jak vaše organizace někomu pomohla. Nemluvte však jen o sobě! Centrálním hrdinou hovoru je vždy váš dárce. 

3. Vyberte správný čas

Zamyslete se nad tím, kdy bude vhodné většině vašim dárcům zavolat. Pomůže vám to naplánovat časy volání. V našich končinách to bude nejspíše běžná pracovní doba, i když mohou být v této době lidé zaneprázdnění a budete jim volat třeba opakovaně. Telefony v sedm večer nebo o víkendu již většinou nikoho nepotěší.  

4. Vytipujte volající a připravte je do akce

Volající mohou být kteříkoli vaši zaměstnanci, vedoucí týmů a/nebo dobrovolníci. Zajistěte, aby byli dobře připraveni a měli k dispozici odpovědi na možné dotazy. 

5. Seznamy dárců

Připravte si seznamy dárců s dostatečným předstihem. Rozdělte je podle kategorií jako dárci, kteří nedávno ukončili svou podporu, aktuální dárci, významní dárci a dárci, kteří v minulosti poskytli matching vaší kampani. 

6. Odkaz na váš projekt na Darujme.cz

Pošlete příznivcům odkaz na vaši darovací stránku ať už ji máte na své doméně nebo jednoduše u nás na Darujme.cz.  

7. Sledování komunikace s dárcem

Sledujte veškerou komunikaci s dárci, abyste měli přehled o tom, jak často se na ně obracíte. Po call-a-thonu můžete tyto poznámky přidat do vašeho CRM. 

  

Vzorový scénář call-a-thonu 

Úvod 

„Dobrý den, [Jméno dárce]! Jmenuji se [Jméno volajícího] a volám za [Název organizace].“ 

Popis nové kampaně 

„Díky vašim minulým darům jsme mohli [popis dopadu]. Bez vaší podpory bychom nikdy nemohli [krátký příběh o někom, komu jste pomohli nebo něco, co vaše organizace nedávno udělala].“ 

Žádost o dar 

„Doufáme, že zvážíte možnost nás podpořit v našem novém úsilí. Potřebujeme získat prostředky na podporu [Nová iniciativa] z důvodu [Naléhavý důvod].“ 

Vyjádření vděčnosti za dar 

„Moc děkujeme za vaši pokračující podporu, [Jméno dárce]. Jsme rádi, že máme tak štědré dárce.“ 

Vyjádření vděčnosti za jejich čas (bez daru) 

„Děkujeme za váš čas, [Jméno dárce]. Doufám, že zvážíte naši kampaň online. Najdete ji [popis, jak ji najít na vašem webu nebo na Darujme.cz].“ 

  

4 tipy na přípravu volajících na případné dotazy a námitky 

  

1. Připravený scénář dejte volajícím předem

Poskytnete jim tak dostatek času na prostudování a procvičení, aby nebyli nervózní. 

2. Začněte zkušebními hovory

Zkuste si zavolat nejdřív navzájem mezi sebou a procvičujte různé možné scénáře hovoru a jak na ně reagovat. 

3. Připravte pro volající fundraisingový kit

Tento kit by měl obsahovat základní informace o vaší organizaci a specifické sdělení o aktuální kampani. 

4. Vytvořte Q&A list

Zkuste si dát dohromady otázky, které by dárci mohli mít a vytvořte seznam jednoduchých odpovědí pro volající. 

 

Pamatujte, že nejtěžší je vždy první palačinka! Napodruhé už zabere příprava call-a-thonu polovinu času a potřetí už to bude brnkačka. A pokud do toho půjdete, dejte nám vědět! 

Už používáte Darujme.cz? Čtěte náš interní newsletter, sledujte články na blogu a mrkněte na další tipy na našich sociálních sítích. Podrobně se tématem telefundraisingu zabýváme na seminářích s Martinou Neradovou a průběžně své zkušenosti sdílejí také neziskové organizace na webinářích case studies. 

 

S využitím zdrojů: 

Donorbox.com 

Mezinárodní webinář 21.5. 2024 na Darujme.cz s Dominikou Juhásovou (toho času Svoboda zvířat) 

Webinář 22. 11. 2023 na Darujme.cz s Martinou Neradovou