Výročka jako nástroj komunikace

Všechny neziskové organizace, které jsou součástí Darujme.cz, mají povinnost zveřejňovat výroční zprávu o své činnosti a hospodaření, aby se dárci dozvěděli, jak naložily s jejich dary. Tento dokument se ale v průběhu času změnil a už nemusí být jen složitým výčtem aktivit, výkazem zisků a ztrát a těžkopádným přehledem čísel. Pokud zapojíte kreativitu a fantazii, můžete z výroční zprávy vytvořit praktický marketingový materiál pro širokou i odbornou veřejnost, který vám pomůže při získávání dárců, dobrovolníků a partnerů.

Jak psát výroční zprávu jinak? 

Vaše výroční zpráva by měla nejen shrnout vaše stávající aktivity, ale také vašim čtenářům a potenciálním dárcům podat ucelený obrázek o vaší organizaci a jejím směřování.

Zaujměte vizuálem 

Výroční zprávy mohou mít mnoho podob a formátů. Nemusí se jednat o elaborát, stačí několik stránek. Zpracování by ale mělo vždy především zaujmout čtenáře a motivovat dárce. Řada organizací volí pouze online prezentaci na svých webových stránkách a dokument vůbec netiskne. Výroční zprávu můžete ale vytvořit i ve video formátu nebo jako prezentaci. 

Snažte se co nejvíce přiblížit vašemu publiku. Text by měl být snadno čitelný a srozumitelný, doplněný o profesionální fotografie. Ty by měly zobrazovat především to, jak pomáháte, nikoliv členy správní rady. Dárci od vás očekávají příběhy a fotografie jsou skvělým prostředkem, jak je vyprávět.

Vysvětlete data

Nezbytnou součástí výroční zprávy jsou informace o zdrojích financování, zejména o přijatých darech, dotacích či grantech a jejich účelu. Pro mnohé dárce představuje ale účetní uzávěrka nudné čtení, na které nemají čas. Zjednodušte jim to! Přidejte k číslům vysvětlující popisky nebo převeďte některá data do infografik. Infografika upoutá pozornost a čtenář si údaje pravděpodobně lépe zapamatuje. 

Dejte statistikám a souhrnu vaší práce lidskou podobu. Ukažte konkrétní jednotlivce, kterým jste pomohli nebo se podělte o příběh dobrovolníka. Před vydáním výroční zprávy si také vždy zkontrolujte správnost všech uvedených informací, především pak u seznamu vašich dárců.

Plán do budoucna 

Vaši dárci chtějí vědět, jak se vám vedlo. Důležité je ale také vysvětlit, proč jste se rozhodli investovat peníze a čas právě takto a jaký to mělo dopad. Prezentujte dosažené úspěchy vždy v návaznosti na dlouhodobé cíle a poslání organizace.

Poté, co jste ve výroční zprávě čtenáře inspirovali svými úspěchy a výsledky, ukažte jim, jak mohou dál vaší organizaci pomoci. Řekněte jim o akcích, které plánujete, o možnostech darování a požádejte je, aby se zapojili.

Inspirovat se můžete těmito výročními zprávami: Nadace Via nebo Bezobalu.